01 / FORM FOLLOWS FLOW
先決定報名怎麼成立，再開始建立問題
最常見的做法是先把姓名、電話、場次和匯款帳號放進 Google 表單，送出後再人工整理。但只要同時有多個場次、有限名額或候補，團隊很快就會遇到錯額匯款、超收、重複填寫與找不到人的問題。
建立表單前，先把狀態畫成一條線：申請送出、席次確認、等待付款、付款完成、報名成立、取消或候補。每個狀態都要有負責人、更新時限與下一個動作。
02 / EIGHT FIELDS
活動報名表至少檢查這 8 類資訊
| 資訊 | 執行用途 | 設計原則 |
|---|---|---|
| 姓名或識別名稱 | 現場報到與名單核對 | 一人一份時要明確寫出 |
| 主要聯絡方式 | 名額、異動與緊急通知 | 至少有一個可驗證的必填管道 |
| 場次或票種 | 配置席次與計算金額 | 複選時直接寫出總額公式 |
| 報名人數 | 避免一份回覆代表幾人不明 | 固定一人一表，或明確收數量與同行資料 |
| 特殊需求 | 飲食、行動、座位與輔具準備 | 設為選填並說明用途 |
| 付款偏好 | 預估收款與對帳方式 | 不要把付款偏好誤當已付款 |
| 個資告知與同意 | 說明蒐集目的、期間與權利 | 只蒐集完成活動真正需要的資料 |
| 來源 | 判斷有效曝光管道 | 放在最後，不要阻擋核心報名 |
LINE ID、公司名稱、職稱、飲食偏好或發票統編並非所有活動都需要。判斷方式很簡單：如果團隊不知道收到後要做什麼，就不該預設為必填。
03 / CAPACITY AND PAYMENT
有限名額活動，先確認席次再收款
若系統不能即時扣除庫存，公開帳號並要求填完立即匯款，會把名額風險轉成對帳與退款工作。比較穩定的流程是：
- 表單收到申請：自動寄出填答副本，但明示尚未完成報名。
- 團隊核對名額：在承諾時間內確認場次、席數與應付金額。
- 寄出付款資訊：每筆通知都帶入金額、期限與辨識方式。
- 完成對帳：把狀態更新為已付款與報名成立，再寄正式通知。
提交後確認訊息至少要寫：目前狀態、多久會收到通知、付款要等到什麼時候、逾時如何聯絡。不要只留下「已收到您的回覆」。
04 / RESPONSE OPERATIONS
表單後方要有一張能工作的名單
把回覆連結到試算表只是第一步。營運名單還要補上「申請時間、場次、席數、應付、付款狀態、報名狀態、最後聯絡時間、主責、備註」等管理欄位。原始回覆欄不要任意改寫，作業狀態放在右側新增欄位。
每天固定兩個時間處理新申請，並建立三個篩選檢視：待確認、待付款、需要追蹤。活動前再用場次彙總核對已成立人數、候補與特殊需求。預算與收款需要一起管理時，可搭配活動預算表的已承諾與已支付欄位。
發布前的 7 項驗收
- 手機實際填寫一次，確認文字沒有過長或遮擋。
- 用不同選項走完所有分支，確認沒有跳錯區段。
- 檢查必填與選填是否符合實際作業需要。
- 驗證確認訊息、回覆副本與後續聯絡管道。
- 確認試算表欄位、狀態與主責人能直接使用。
- 檢查取消、退款、名額轉讓與個資告知。
- 測試完成後刪除測試回覆，不把它算進成效。
05 / FAQ
活動報名表常見問題
活動報名表一定要收哪些資料？
至少要能識別報名人、聯絡對方、知道場次或票種、席次數量與特殊需求，並完成必要的個資告知。其餘欄位要從實際作業倒推。
送出表單就算報名成功嗎？
若名額需要人工核對或付款後成立，送出只能算申請。表單必須寫明確認期限與正式成立條件。
怎麼知道報名表有沒有改善？
至少追蹤開始填寫到送出的完成率、無效資料比例、人工確認所需時間、錯額匯款數、逾期未付比例與現場報到率。不要只看總回覆數。