FIELD GUIDE / EVENT OPERATIONS
活動企劃執行表怎麼做：小型團隊需要的 12 張工作表
一場活動需要的不是更多清單，而是一條能從目標、任務與預算一路走到現場、內容與結案的資料鏈。
01 / THE OPERATING QUESTIONS
活動執行表要先回答四個問題
很多活動表格塞滿待辦，卻無法幫團隊決策。原因不是欄位不夠，而是資料彼此沒有關係。真正可運作的活動執行表，要讓所有人隨時回答四個問題：
- 這場活動為了解決什麼問題，成功長什麼樣？
- 團隊最後要交付什麼，現在卡在哪裡？
- 誰執行、誰做最後決定、誰需要被通知？
- 收入、支出、現場風險與內容成效是否偏離原先假設？
總覽不是拿來填資料，而是拿來看偏差、做決定。資料仍應回到各自的任務、預算、風險與 KPI 工作表更新。
02 / THE 12-SHEET SYSTEM
小型團隊需要的 12 張工作表
| 工作表 | 回答的問題 | 最低完成標準 |
|---|---|---|
| 開始這裡 | 怎麼使用與維護？ | 輸入區、公式區與每週節奏清楚。 |
| 總覽 | 現在最需要決定什麼？ | 任務、預算、KPI 與高風險可一頁判讀。 |
| 目標與範圍 | 為什麼做、什麼不做？ | 一個核心問題、一個活動目標、3 至 6 個 KPI。 |
| 任務 WBS | 最後要交付什麼？ | 每列有交付物、唯一負責人、期限與完成定義。 |
| RACI | 誰執行、誰決定？ | 每項工作只有一位 A，至少一位 R。 |
| 預算損益 | 錢從哪裡來、何時出去？ | 預估、實際、差異、付款狀態與到期日同表。 |
| 供應商 | 外部承諾是否可追？ | 聯絡人、報價、合約、訂尾款、交付與限制清楚。 |
| 現場流程 | 當天怎麼讓事情發生？ | 開始、結束、Cue、主責、支援、位置與備案完整。 |
| 風險 | 何時切換哪套備案？ | 機率、影響、觸發條件、預防、應變與主責。 |
| 90 天內容 | 如何從認知走到延續？ | 每篇只有一個目標，保留 CTA、負責人與結果。 |
| KPI 結案 | 數字代表什麼？ | 實際值、結果判讀、洞察與下一步同時存在。 |
| 結案復盤 | 下一檔要保留或改掉什麼？ | Keep、Change、Stop、Try 都有負責人與期限。 |
03 / PLAN THE WORK
先拆交付物，再分責任
WBS 的核心不是把工作切得越細越好，而是把專案拆成可以交付、驗收與追蹤的結果。不要寫「處理場地」；寫「完成三家場地比較並核准推薦方案」。不要寫「做宣傳」；寫「完成活動頁、追蹤連結與首波三平台預告」。
好任務的寫法
使用「動詞＋具體對象＋可驗收成果」。每一列再補上負責人、開始與截止日、依賴、狀態、完成率與備註。
RACI 不等於把每個人都填進去
R 是實際執行者，A 是對結果負最終責任的人，C 是需要提供意見的人，I 是需要被告知的人。每項關鍵工作只能有一位 A；如果有三位 A，實務上往往等於沒有人能做最後決定。
04 / CONTROL THE MONEY
報價不是預算，預算也不是現金流
活動預算至少要保留數量、單價、預估小計、實際金額、差異、付款狀態、到期日與核准人。收入和支出應該放在同一套分類裡，才看得出規模、票價或成本是否需要調整。
供應商資料也不要只留電話。報價、合約、訂金、尾款、交付日期、取消條款、延時費、最終人數鎖定日與現場限制，都應該能被團隊查到。
05 / RUN THE DAY
Run of Show 要能在不順利時成立
節目單告訴觀眾會發生什麼；Run of Show 告訴團隊怎麼讓它發生。每一列至少需要開始、結束、環節或台詞、主責、支援、位置、設備或素材 Cue，以及一個立即能執行的備案。
風險則以「機率 × 影響」形成優先順序。高風險必須有明確觸發條件，例如「D-1 天氣預報降雨機率達 60%」，而不是「如果下雨再說」。
備案不是另一份理想流程，而是在時間、場地或資源受限時，團隊仍然做得到的下一步。
06 / BUILD AND LEARN
內容與結案都要回到決策
90 天內容不是把每天要發什麼塞滿。活動前要建立認知、理解與信任；活動中讓現場參與者與未到場者都能看見真實發生；活動後回收證據、延續關係，並把人帶到下一個行動。
KPI 不能只留下數字。每個指標都要補齊實際值、達標或未達標的原因、結果反映了受眾或流程的什麼事，以及下一次要由誰在何時驗證哪個改變。
07 / FIRST 30 MINUTES
第一次打開，先做五件事
- 另存專案副本，檔名使用日期、活動名與版本。
- 填活動名稱、日期、受眾、核心問題與成功標準。
- 先拆 10 至 20 個關鍵交付任務，再補類別、依賴與進度。
- 先輸入收入與大額成本，確認付款節點。
- 登錄前三大風險，每個都有觸發條件、預防、備案與主責。