01 / THE HIDDEN GAP
最危險的不是算錯，是把不同狀態放在同一欄
小型活動常用一張「項目、數量、單價、總價」表管理所有費用。這張表可以申請預算，卻不能回答執行期最重要的問題：這筆錢已經承諾了嗎？什麼時候要付？如果取消，還能不能收回？
例如場地預算是 30,000 元，訂金已付 10,000 元，尾款 20,000 元尚未支付。只看銀行支出會以為還有 20,000 元可用；只看預算總額，又看不出尾款何時到期。兩種看法都不完整。
02 / NINE COLUMNS
活動預算表至少要有這 9 個欄位
| 欄位 | 要回答的問題 | 填寫原則 |
|---|---|---|
| 類別 | 這筆成本屬於哪個決策區？ | 場地、設備、人力、內容、行銷、行政、預備金 |
| 項目 | 實際購買或委託的是什麼？ | 寫到可以對照報價與發票的程度 |
| 核准預算 | 最多可以花多少？ | 只能由指定核准人調整 |
| 最新報價 | 目前最可能發生的成本是多少？ | 保留報價日期與版本 |
| 已承諾 | 已簽約、下單或口頭確認多少？ | 即使尚未付款也要列入 |
| 已支付 | 實際流出多少現金？ | 依付款紀錄更新，不用估計 |
| 付款期限 | 下一次現金何時流出？ | 訂金、尾款與分期分列 |
| 主責 | 誰取得報價、核准與付款證明？ | 每列只能有一位最終主責 |
| 狀態 | 現在卡在哪一個決策？ | 待報價、待核准、已承諾、已付款、取消 |
如果活動有售票、贊助或商品收入，再建立收入區，至少追蹤「預估收入、已確認收入、已入帳、退款責任與入帳日」。收入不能因為有人答應就視為現金。
03 / CONTROL RHYTHM
不用每天開會，但要在四個節點更新
- 取得新報價時：更新最新報價與差異，超過核准預算就先停止下單。
- 同意合作時：立即把金額移入已承諾，不等發票或付款才記錄。
- 付款完成時：更新已支付、付款證明位置與尚未支付餘額。
- 每週固定檢查：看未來 14 天到期款項、尚未核准支出與可用預備金。
活動前 30 天內，把「預算總額、已承諾、已支付、未來 14 天應付、收入已入帳、預備金餘額」放在同一個摘要區。決策者不必翻整張明細表，就能判斷是否要凍結新支出。
三個直接可用的公式
預算差異：核准預算 − 最新報價
尚未支付：已承諾 − 已支付
損益平衡售票數：固定成本 ÷（單張票價 − 每位變動成本）
04 / WHEN COSTS RISE
發現超支時，先凍結，再決定要砍什麼
不要一看到紅字就平均刪減。先把所有尚未承諾的支出暫停 24 小時，再依四個層級判斷：
- 不能砍：法規、安全、保險、已承諾合約與基本履約。
- 謹慎縮：會直接影響觀眾核心體驗的設備、人力與內容。
- 優先調：數量可以縮放、規格可替代、仍未下單的項目。
- 優先停：沒有明確目標、驗收標準或成效判斷的裝飾與加碼。
每次調整都要留下「原金額、新金額、原因、核准人與日期」，否則團隊會在不同版本繼續使用舊數字。責任欄仍不清楚時，可搭配活動 WBS 與完成定義重整。
05 / FAQ
活動預算表常見問題
活動預算表至少要有哪些欄位？
至少要有類別、項目、核准預算、最新報價、已承諾、已支付、付款期限、主責與狀態。這些欄位才能同時管理成本、現金與責任。
已承諾和已支付有什麼不同？
已承諾是已簽約、下單或同意合作但可能尚未付款的金額；已支付是現金已經流出。只看已支付會把尚未到期的尾款誤認為可用預算。
預備金應該放在哪裡？
把預備金獨立成一列或一個類別，使用時必須寫明觸發原因與核准人。不要一開始就把預備金平均分散到各項目，否則看不出真正剩餘多少。