執行工具局活動健檢

FIELD NOTE 011 / EXECUTION SHEET

活動執行表範本：15 個必要欄位＋免費 CSV 下載

活動執行表不是把所有待辦塞進同一張表，而是讓團隊隨時看懂：要交付什麼、誰能決定、何時完成、會花多少錢，以及出問題時立刻改走哪條路。

更新：2026.09.24閱讀時間：約 7 分鐘適用：展覽、課程、講座、工作坊、品牌活動
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活動執行工作表的任務、主責、期限與狀態欄位預覽

01 / CONTROL THE WORK

活動執行表要控制結果，不只記錄忙碌

「聯絡場地」「處理宣傳」「確認設備」看起來像任務，卻沒有可驗收結果。當進度落後，團隊也無法判斷缺的是資料、決策、預算，還是下一位接手的人。

一列合格的活動執行工作，應該能被不在現場的第三人判斷是否完成。例如把「處理場地」改為「完成三家場地比較並核准推薦方案」，再補上主責、核准人、截止日與備案。

表格的價值不是填滿，而是讓逾期、依賴、未核准成本與沒有備案的工作提早浮出來。

02 / FIFTEEN FIELDS

活動執行表的 15 個必要欄位

欄位群組欄位最低完成標準
識別任務 ID、工作流每列可被引用，並能依企劃、場地、行銷、現場等工作流篩選。
交付可驗收交付物、完成定義寫成果，不寫模糊動作；完成時有客觀判斷方式。
責任唯一主責、核准人一人負責推進，一人做最後決定；可為同一人，但不能空白。
時程開始日、截止日、依賴任務看得出何時啟動、何時逾期，以及前一項未完成會阻擋什麼。
控制狀態、預估成本、付款狀態狀態使用固定選項；成本與付款承諾分開追蹤。
風險風險觸發條件、立即備案寫可觀察的切換門檻，以及觸發後第一個能執行的動作。
交接內部備註只留下下一位接手者需要知道的限制、版本或決策紀錄。

03 / FILLING ORDER

先寫成果，再排日期

  1. 先列 10 至 20 個關鍵交付物：從活動成果往回拆，不從部門名稱開始。
  2. 補唯一主責與核准人：責任有爭議的列先標成待決策，不假裝已分工。
  3. 確認依賴，再填日期：避免每項工作都有期限，卻沒有合理先後順序。
  4. 補成本與付款狀態：把預估花費、已承諾與已付款分開看。
  5. 只替高影響工作寫觸發與備案：不要為每件小事創造大量無法維護的風險文字。

若活動方向與範圍尚未核准，先使用一頁活動企劃模板；若任務仍過於模糊，再用WBS 完成定義重寫交付物。

04 / THREE EXAMPLES

下載檔中的三列範例在示範什麼

工作流可驗收交付物風險控制
目標與範圍完成活動一頁決策摘要若核心目標仍有兩個版本，就召開限時決策會議並只保留唯一版本。
場地與供應商完成三家場地比較與推薦方案若首選未在期限前保留，立即切換第二順位並更新預算。
現場流程完成可彩排的 Run of Show若彩排超時或設備無法切換，刪減次要環節並使用離線素材。

三列都只是欄位示範，不是通用答案。正式使用前請刪除範例資料，再依自己的活動日期、人力、預算與限制建立內容。

下載免費 CSV查看流程表寫法

05 / OPERATING RHYTHM

表格要有固定更新節奏

活動前期至少在每次固定週會前更新；進入最後兩週後，關鍵任務、付款、風險與備案應依實際變化每日檢查。會議只討論三類列：逾期、等待核准，以及已達風險觸發門檻。

  1. 主責人在會議前更新狀態、截止日與備註。
  2. 核准人只處理需要決策的列，並留下決定日期。
  3. 變更日期時，同步檢查所有依賴任務。
  4. 活動後把實際結果與事件移入結案復盤，不讓執行表永久膨脹。

表格已填，仍看不出最先要救哪一項？

48 小時活動執行健檢會把現有企劃、責任、預算、流程與風險整理成決策摘要、責任缺口及 14 天行動順序。送出需求不等於購買。

免費確認是否適合先看交付示範

06 / FAQ

活動執行表範本常見問題

活動執行表和一般待辦清單有什麼不同？

待辦清單多半只寫要做什麼；活動執行表還要連結可驗收成果、責任、核准、依賴、成本、付款與備案，才能在活動變動時支援決策。

CSV 可以用 Google 試算表或 Excel 開啟嗎？

可以。下載後可直接匯入 Google 試算表或使用 Excel 開啟；正式使用前請先刪除三列範例資料。

活動執行表多久更新一次？

至少在固定週會前更新；進入最後兩週後，關鍵任務、付款與風險應依變化每日檢查。