01 / RECORD VS. DECISION
活動紀錄告訴你發生過什麼；結案報告要改變下一次決策
常見結案檔案只有參與人數、活動照片、媒體露出與滿意度。這些資料可以證明活動發生過，卻不一定能回答是否值得再做。決策需要把目標值與實際值並排，再寫出差異原因、可控制因素與下一步。
每一項結果至少要留下：原目標、實際結果、差異、原因、證據、負責人與下一步。
| 只有紀錄 | 可以決策的寫法 | 下一步 |
|---|---|---|
| 到場 82 人 | 目標 100 人，到場 82 人；報名到場率 78%，低於原估 90% | 拆分未到場來源，修改確認與候補流程 |
| 活動很順利 | 開場延誤 12 分鐘，但縮短重複介紹後準時結束 | 保留刪減順序，增加報到緩衝 |
| 預算有結餘 | 實際成本少 18,000 元，主因是攝影範圍縮減，不是議價節省 | 下次預算不可直接扣除同額 |
02 / THE EIGHT FIELDS
活動結案報告至少要有這八個部分
- 一頁決策摘要：三個結果、三個問題、三個下一步，讓決策者先讀完重點。
- 目標與實際成果：到場、收入、名單、內容、滿意度等指標需保留原目標。
- 收入與成本差異：分開預算、已承諾、實際支付、未結款與退款。
- 流程與事件紀錄：記下實際開始時間、延誤、故障、客訴、取消與臨時決策。
- 名單與來源：區分報名、確認、到場、首次參與、回訪與各來源。
- 內容與檔案資產：照片、影片、授權、簡報、表單、供應商資料與可再用期限。
- 有效方法與根因：不要只列好與不好，寫出條件、原因與能否複製。
- 下一場決策：明確標示保留、修改、停止、補測，以及唯一主責與期限。
如果活動前沒有保存目標版本，結案時就只能用印象判斷。任務與完成定義可參考活動 WBS，預算差異則應連回活動預算表的核准、承諾與支付欄位。
03 / EXPLAIN THE VARIANCE
不要只問有沒有達標，要問差異從哪裡來
差異不等於失敗。超標也不一定代表方法有效。例如報名增加可能來自免費名額，而非內容改善；成本下降可能是交付被刪除，而非效率提升。先把差異分成四類，團隊才知道哪些能複製。
| 差異類型 | 判斷問題 | 處理方式 |
|---|---|---|
| 假設錯誤 | 原先對需求、轉換、工時或成本的估計是否不成立？ | 更新估算基準，不怪罪執行人員 |
| 執行偏差 | 已決定的方法是否沒有按版本、期限或責任完成？ | 修正流程、完成定義與檢查點 |
| 外部事件 | 天氣、交通、平台或供應商變動造成多少影響？ | 記錄觸發條件並更新風險備案 |
| 有意決策 | 團隊是否為了更重要的目標，主動接受某項差異？ | 保存決策理由，避免被誤判為失控 |
涉及臨時事件時，應連回活動風險管理表，確認原先是否有預警、預防與備案。如果同一種意外反覆發生，它已經不是意外，而是流程缺口。
04 / 30-MINUTE REVIEW
30 分鐘復盤，只處理事實、原因與決策
- 前 5 分鐘：確認資料版本，區分事實、估計與尚待核對。
- 第 5–15 分鐘：只看最大三項正負差異，不逐段回憶整場活動。
- 第 15–25 分鐘：找出可控制原因、外部條件與已採取的臨時決策。
- 最後 5 分鐘：決定保留、修改、停止與補測項目，指定主責與期限。
復盤不是責任追究會。若團隊成員擔心發言會被用來歸咎個人，就只會留下安全但無用的結論。針對人身安全、法規、個資或重大財務事件，仍應另走正式事件通報與調查流程。
05 / CLOSE THE LOOP
結案最後一列，必須是下一場的決策
每一項發現只允許四種狀態：保留、修改、停止、補測。若只寫「下次注意」，它不會進入排程，也沒有任何人負責。下一場活動建立時，先匯入這些決策，再開始新的任務與預算。
06 / FAQ
活動結案與復盤常見問題
活動結束後多久要完成結案報告？
現場事件與實際時間應在 24 小時內整理。收入、成本與名單可在資料到齊後更新；小型活動建議七天內完成第一次結案決策。
活動結案報告一定要很長嗎？
不需要。能支持決策的一頁摘要，加上可追溯的預算、流程、名單與事件明細，通常比大量敘述更有用。
活動復盤和結案報告有什麼不同？
復盤是釐清事實、原因與決策的過程；結案報告是保留下來的結果與下一步。兩者要互相連接。