01 / NAME THE RISK
先把擔心寫成「原因、事件、影響」
風險描述太短，團隊就無法判斷何時該行動。「天氣」「人力不足」「設備故障」都缺少情境與後果。比較能工作的寫法是：「戶外區於活動前 24 小時降雨機率超過 70%，導致布置無法進場，開放時間可能延後。」
一條風險至少要回答：什麼情況可能發生、會造成什麼影響、最晚何時必須決策。
| 模糊寫法 | 可管理的風險描述 | 可觀察訊號 |
|---|---|---|
| 報名不足 | D-14 報名未達損益平衡人數，收入不足以支付已承諾成本 | 每日有效報名、轉換率、退款數 |
| 講師臨時有事 | 主講者於 D-3 後無法出席，核心內容無替代交付方式 | 交通確認、健康狀態、最終簡報 |
| 設備故障 | 播放主機或音訊介面中斷，使現場內容超過五分鐘無法繼續 | 彩排錯誤、線材鬆動、過熱警示 |
02 / SCORE TO PRIORITIZE
用分數排序，不要把分數當成預言
最簡單的做法，是把可能性與衝擊各評一到五分，相乘得到風險分數。高分項目先配置預防資源與備案；低分但涉及人身安全、法規或不可逆品牌傷害的項目，仍要獨立列為關鍵風險。
| 分數 | 建議狀態 | 團隊動作 |
|---|---|---|
| 15–25 | 紅燈 | 立即指定主責、期限、預防與可啟動備案 |
| 8–14 | 黃燈 | 每週追蹤觸發條件，確認成本與決策時點 |
| 1–7 | 綠燈 | 保留紀錄，在條件變化時重新評分 |
同一項風險在不同階段會改變。活動日期愈近，供應商延遲、票房不足與素材未定稿的影響通常會上升，因此風險表必須有「最後更新日」，不能只在企劃初期填一次。
03 / MINIMUM REGISTER
活動風險管理表至少要有這 10 欄
- 風險 ID：讓會議、任務與事故紀錄能指向同一項。
- 風險描述：用原因、事件與影響寫完整句子。
- 類別：安全、法規、財務、人力、設備、內容、場地或聲譽。
- 可能性：一到五分，附上判斷依據。
- 衝擊：一到五分，說明影響到成本、時間或核心體驗。
- 風險分數：可能性乘以衝擊，用於排序。
- 觸發條件：什麼數字、時間或事件出現時要啟動行動。
- 預防措施：發生前要完成的降低風險工作。
- 備案：觸發後採取的替代流程、資源或決策。
- 主責與期限：唯一負責人、完成日與最後更新日。
備案不能只寫「視情況處理」。例如票房不足的備案，要寫清楚 D-14 的最低人數、哪些成本仍可取消、是否縮小場次，以及由誰在何時做出決策。付款期限與已承諾成本可搭配活動預算表一起判斷。
04 / WEEKLY RISK REVIEW
每週風險會議只處理四件事
- 本週新增了哪些高影響風險，誰負責補完整資料？
- 哪些觸發條件已接近門檻，需要提前做決策？
- 哪些預防措施逾期，造成剩餘風險升高？
- 哪些備案只存在文字裡，尚未確認人、錢、設備與時間？
會議結束前，把每一個決策轉成有期限與完成定義的任務。需要跨人員追蹤時，連到活動 WBS 與責任分工；活動進入最後兩天後，再改用D-48 檢查表驗收版本、設備與現場備案。活動結束後，將已發生事件、觸發條件與臨時決策帶入活動結案報告，才能判斷哪些風險要保留或重寫。
05 / FAQ
活動風險管理常見問題
活動風險管理表要列多少項？
先找出涉及安全、法規、核心流程、收入或品牌信任的風險，再集中管理分數最高且缺乏備案的五到十項。清單不是愈長愈好。
活動風險分數怎麼算？
可用可能性一到五分乘以衝擊一到五分。分數只用於排序，還要檢查觸發條件、剩餘風險與備案能否真的啟動。
備案和預防措施有什麼不同？
預防措施是在發生前降低機率或衝擊；備案是在觸發條件出現後，改走另一條可執行的路徑。兩者都要有主責與期限。